31 d'Agost de 2008

Cancel.lar la reunió

Gairebé tots tenim l'experiència d'assistir a reunions que són una pèrdua de temps, recursos i energia. I malgrat això hi continuem assistint!

Crec que és millor cancel.lar una reunió abans que mantenir-la perquè ja s'ha convocat, o "perquè s'ha fet sempre". Aquests són alguns casos:

- Quan no hi ha un objectiu clar per a fer-la: si no hi ha motiu específic per fer-la, quin sentit té esmerçar-hi temps?

- Quan hi ha altres maneres més efectives de solucionar el tema a tractar: si el problema el poden resoldre dues persones cara a cara, per què convocar vàries persones més a una reunió?

- Quan no hi ha ordre del dia: reunir-se sense saber del que es tractarà no permet preparar els temes per part dels assistents i la reunió serà el terreny adobat per anar divagant hores i hores.

- Quan no hi ha puntualitat: si deixem que les reunions comencin quan "apareguin" els darrers assistents es crearà un costum, en les properes reunions, de presentar-se tothom molt més tard de l'hora d'inici, i per conseqüència trencar la gestió del temps de tot el dia.

- Quan no s'han complert els compromissos adquirits en les anteriors reunions: si es decideixen coses i després no es duen a terme, ningú no pot esperar de les següents reunions que els participants les prenguin seriosament. Esdevenen paper mullat.

- Quan els participants hi assisteixen sense els deures fets: si no aporten la documentació necessària, es formen colls d'ampolla que no permeten avançar en els temes. Millor ajornar-la que parlar per parlar, sense xifres ni dades concretes.

- Quan no hi ha debat possible: si hi ha algú que monopolitza la reunió i sempre fa valer la seva posició, quin sentit té fer la reunió? N'hi hauria prou que enviés el seu memoràndum per e-mail i el resultat seria el mateix...

- Quan no hi ha assisteixen les persones adients: la manca de persones clau pot fer que la reunió no pugui assolir els objectius desitjats. 

Paga la pena pensar-s'ho bé abans de convocar una reunió. Cal planificar-la amb temps i decidir si és realment necessari fer-la.